Migratie naar RGS 3.0

Een paar weken geleden is de definitieve versie 3.0 van het referentiegrootboekschema gepubliceerd. Wanneer deze versie overgenomen gaat worden door de keten van softwareleveranciers is nog niet helemaal duidelijk maar duidelijk is wel dat dit gaat gebeuren. De hoogte tijd dus om te bepalen wat het betekent als je RGS v1.1 (de meest gangbare versie) hebt geïmplementeerd.

Eerder hadden we al onderzocht wat de verschillen in labels waren tussen v1.1 en v3.0. Die analyse (evenals de getallen hieronder) is beperkt tot het vierde niveau van RGS. Het vijfde niveau (de transactiestypes) wordt voor zover wij weten door geen enkele applicatie goed ondersteund. Implementatie biedt op dit moment dan ook weinig voordelen. Maar goed – v1.1 naar v3.0 leverde de volgende analyse op:

  • 729 labels zijn ongewijzigd
  • 104 labels zijn vervangen
  • 116 labels zijn verwijderd uit v1.1
  • 413 labels zijn nieuw in v3.0

Ongewijzigde en vervangen labels zijn uiteraard vrij makkelijk te converteren. De focus van de conversie zal dus moeten liggen op de 116 verwijderde labels. Of deze ook gebruikt zijn, lees je hieronder maar waarschijnlijk kunnen we voor die labels wel een alternatief bedenken. En dus geautomatiseerd vervangen. De nieuw toegevoegde labels zouden wel eens lastiger kunnen zijn. Zo te zien heb je in bepaalde categorieën meer keuze maar of je die ook wilt/moet benutten, is waarschijnlijk niet iets dat we op grote schaal geautomatiseerd vast kunnen stellen.

Worden die labels eigenlijk wel gebruikt?

We hebben de impact analyse uitgevoerd op 2.8 miljoen grootboekrekeningen waarvan de RGS labels door gebruikers zijn gevalideerd. Kijkende naar de wijzigingen in v3.0 levert dit het volgende plaatje op:

  • 2,3 miljoen rekeningen (ruim 82,5 % ) hebben een label dat niet wijzigt. Bingo!
  • 400 duizend regels (14,5 %) hebben een label dat – FIND & REPLACE – vervangen kan worden.
  • 85 duizend regels (3 %) hebben een label dat niet meer bestaat.

Het effect van nieuw toegevoegde labels is niet direct te kwantificeren. Dit hangt helemaal af van de doelstellingen die je met RGS hebt. We zullen een overzicht beschikbaar stellen van de labels die het betreft zodat je die beoordeling zelf kunt maken.

Dus ja, die labels worden gebruikt en daarvoor zullen softwareleveranciers dus iets voor moeten verzinnen. Ik zeg met nadruk ‘softwareleveranciers’. Ondanks dat je wellicht de RGS implementatie via analys.io hebt gedaan, wil dat niet direct zeggen dat de conversie naar 3.0 ook via ons moet lopen. Uiteraard helpt ons dit weer een klein beetje bij het bereiken van oneindige rijkdom dus we doen het graag. De vraag zou echter moeten zijn wat makkelijker is. Dat zullen we gezamenlijk uit moeten dokteren.

En om welke administraties gaat dat dan?

Nou, dat kunnen we natuurlijk precies vertellen maar gaan we hier niet doen. In algemene termen kan dat natuurlijk wel.  En daar word je niet vrolijk van:

  • slechts 2,5 % van de administraties kan zonder wijzigingen gebruik gaan maken van v3.0
  • 5,8 % van de administraties heeft RGS labels die ofwel ongewijzigd zijn ofwel vervangen kunnen worden door een nieuw label.
  • 92,7% van de administraties heeft 1 of  meerdere rekeningen die moeten worden beoordeeld omdat het label in v3.0 niet meer bestaat.

Dus ondanks dat maar een paar procent van de rekeningen inhoudelijk moet worden bekeken, heeft dit wel als consequentie dat bijna alle administraties geraakt worden in de conversie.

Wat betekent dat voor mij?

Eerlijk gezegd geen idee. We weten tenslotte (nog) niet wie je bent.

Bovenstaande analyse is gebaseerd op het gebruik van onze LabelMaker waarmee we kantoren helpen met de implementatie van RGS bij ExactOnline en Twinfield. Voor kantoren die daar gebruik van hebben gemaakt, kunnen we bovenstaande analyse uiteraard per klant en zelfs per grootboekrekening uitwerken. Stuur een mail naar hallo@analys.io als je meer wilt weten over de impact op jouw administraties.

Over het hoe en wanneer van de daadwerkelijke conversie zullen we uiteraard in gesprek gaan met andere softwarepartijen in de keten. Zodra daar meer duidelijkheid over is, melden we ons weer. Tot die tijd blijft het wat ons betreft zinvol om RGS v1.1 te implementeren. Zoals uit bovenstaande blijkt is 97% van het denkwerk dan al achter de rug. De rest is rekenkracht.

Joris Joppe, Analys.io