RGS implementeren. Maar dan snel.

De voordelen van het referentiegrootboekschema zijn inmiddels wel duidelijk voor iedereen. Die ontstijgen een normaal ‘standaard’ rekeningschema en dat zal alleen nog maar meer worden. Loop je nu nog voor als je RGS gebruikt, over een paar jaar loop je achter als je het niet doet.

De implementatie is jammer genoeg best een klus. Ga maar na: een gemiddelde administratie heeft 250 grootboekrekeningen. Als je al je cliënten op één hoop veegt, kunnen dat heel veel grootboekrekeningen zijn.

Analys.io heeft al een poosje de RGS LabelMaker die je ondersteunt bij de implementatie. Afhankelijk van de situatie kunnen we tot wel 90% tijd besparen op de implementatie. Dat doen we door alle administraties in 1 keer beet te pakken.

Dat gaat ongeveer zo:

  1. We halen de rekeningschema’s op uit Twinfield of ExactOnline en slaan deze op in onze database. Dit doen we meestal ‘s nachts en met honderden tegelijk.
  2. Terwijl we dat doen, laten we direct een analyse los op de rekeningschema’s. Op basis van omschrijvingen van rekeningen en rubrieken, doen we alvast een voorstel voor een RGS label. In sommige gevallen is 80% van de grootboekrekeningen al van een voorstel voorzien.
  3. Eventueel vergelijken we rekeningen ook met een template of een brugstaat. Alles wat we in deze fase met zekerheid kunnen labelen is mee genomen. Dit komt consistentie en snelheid ten goede.
  4. De voorgestelde labels moeten vervolgens gevalideerd of aangevuld worden. Dit doe je in onze applicatie waarbij we de keuze beperken tot alleen de relevante labels. Zo wordt het RGS schema van 2500 regels gecomprimeerd tot een handzame keuze uit 10 of 15 opties.
  5. Nu voegen wij weer een beetje magie toe: elk gevalideerd label wordt opgeslagen in onze database. Op het moment dat dit gebeurt, kijken we gelijk of dezelfde rekening bij andere cliënten ook voor komt. Die rekeningen krijgen dan gelijk hetzelfde RGS label en worden direct gevalideerd. Hoef je dus niet meer naar om te kijken.
  6. Als alle rekeningen van een RGS label zijn voorzien, kun je ze weer terug sturen naar het administratiepakket. Ook dit kan weer voor meerdere (of alle) administraties tegelijk. Terwijl jij koffie aan het drinken bent.

Om overzicht te houden, geeft de applicatie inzicht in klanten en grootboekrekeningen. Zo weet je altijd wat de voortgang is en dus wanneer je kunt gaan profiteren van de voordelen van RGS.  Zoals bijvoorbeeld onze handige monitoring-oplossingen.

De RGS LabelMaker heeft inmiddels honderdduizenden grootboekrekeningen voorbij zien komen. En er is nog ruimte voor veel meer! Dus als je wilt weten weten of wij kunnen ondersteunen bij de RGS implementatie, laat het dan hier weten en we nemen contact met je op!