Hoe Fin4Finance meer uit analys.io haalt

Al vanaf de start van hun accountantskantoor Fin4Finance in 2014 hadden oprichters Chris Maas en Jan Willem Peters een duidelijke doelstelling: zo efficiënt mogelijk de administraties verwerken, zodat ze de klant het juiste advies kunnen geven. Ze vertellen waarom IT een grote rol in hun kantoor speelt.

Inzicht als randvoorwaarde

Fin4Finance is erop gebrand om klanten het juiste advies te geven dat helpt bij het realiseren van hun dromen. Een goede administratie en inzicht in de cijfers zijn daarbij een onmisbare randvoorwaarde. Het team onder leiding van ervaren accountants Chris Maas en Jan Willem Peters heeft IT daarom een prominente plek op hun website gegeven. Ze doen er dan ook alles aan die belofte waar te maken door het meeste uit hun software te halen. En omdat het altijd beter kan, schrikken ze er niet voor terug om af en toe wat suggesties voor verbetering richting hun softwarepartners te sturen.

Ecosysteem

Dat Fin4Finance voor Exact Online voor Accountancy voor hun administraties koos, was al lang een uitgemaakte zaak. Deze software sluit het best aan op de wensen van hun klanten. Een andere reden is het ecosysteem van Exact, dat het mogelijk maakt om specifieke applicaties te koppelen aan de administratieve software.

Standaardisatie onmisbaar binnen Fin4Finance

Over de implementatie van RGS zegt Chris Maas: “We zijn continu op zoek naar nog meer efficiency in onze bedrijfsprocessen. Dan is standaardisatie onmisbaar. RGS was in ons geval een logische optie.” Het kantoor ziet in dat de echte waarde van RGS zich pas gaat uiten als alle softwareleveranciers in de keten deze standaard gaan hanteren.

Geautomatiseerde transactieverwerking

Dat analys.io RGS gebruikt voor het monitoren van administraties is een belangrijke reden geweest om voor deze data-analysesoftware te kiezen. Na een vrij vlotte implementatie waren de eerste ervaringen met software van analys.io positief.

Melanie Pouwe van de samenstelpraktijk van Fin4Finance is er duidelijk over: “We gaan steeds verder in geautomatiseerde transactieverwerking. Monitoring op de kwaliteit van administraties is echter wel noodzakelijk. Dan is het prettig als je automatisch wordt gewezen op de administraties die aandacht nodig hebben.”

Inmiddels gebruikt Fin4Finance analys.io ook voor monitoren van de werkkostenregeling (WKR) bij klanten. De tijd die ze besparen door de geautomatiseerde controles wordt besteed aan intensiever klantcontact.

Belastingen monitoren

Maas en Pouwe hadden een idee voor uitbreiding van de software waarvoor ze bij analys.io aanklopten. Hieruit is het monitoring dashboard voor belastingen ontstaan. Daarmee is het mogelijk om bijvoorbeeld de voorlopige winstaangifte in de gaten te houden controles op gebruikte btw-codes uit te voeren.

En alhoewel analys.io gericht is op de interne processen van het kantoor, zullen klanten het ook gaan merken. analys.io controleert inmiddels of de loonbelasting en btw op tijd zijn betaald. Als te late betaling dreigt, kan het team van Fin4Finance tijdig de klant waarschuwen en zo onnodige boetes voorkomen.

Ideale samenwerking

Joris Joppe van analys.io is erg te spreken over de samenwerking: “Het is fijn als gebruikers duidelijk zijn in wat ze van ons verwachten. Dan kunnen wij gericht door ontwikkelen. Daarnaast was Fin4Finance ook niet te beroerd samen te bepalen hoe de controles moeten functioneren. Wat ons betreft is dit de ideale samenwerking.”